Parte I – Información que Zoho recopila y controla

Qué información recopila Zoho

Recopilamos información acerca de usted solo si la necesitamos para algún propósito legítimo. Zoho tendrá información acerca de usted solamente si (a) usted mismo proporcionó la información, (b) Zoho recopiló la información automáticamente o (c) Zoho obtuvo la información de un tercero. A continuación, se describen los diversos escenarios que corresponden a cada una de esas tres categorías y la información recopilada en cada una.

Información que usted nos proporciona

i. Registro de cuenta: cuando registra una cuenta para acceder a uno o más de nuestros servicios, le pedimos información como su nombre, número de contacto, dirección de correo electrónico, nombre de empresa y país para completar el proceso de registro de cuenta. También se le solicitará elegir un nombre de usuario único y una contraseña para acceder a la cuenta creada. También podrá proporcionarnos más información como su foto, zona horaria e idioma, pero no necesitamos esa información para registrar una cuenta. Después de registrarse, tendrá la opción de elegir una pregunta de seguridad y una respuesta a dicha pregunta: si las elige, solo se utilizarán cuando restablezca su contraseña.

ii. Registros de eventos y otros envíos de formularios: registramos la información que usted envía cuando (i) se registra a algún evento, incluidos seminarios web o presenciales, (ii) se suscribe a nuestro boletín de noticias o a cualquier otra lista de correo, (iii) envía un formulario para descargar algún producto, documentación técnica u otro tipo de material, (iv) participa en concursos o responde encuestas o (v) envía un formulario para solicitar asistencia al cliente o comunicarse con Zoho por cualquier otro motivo.

iii. Procesamiento de pagos: cuando adquiere algo con nosotros, le solicitamos que nos proporcione su nombre, información de contacto e información de tarjeta de crédito u otra información de cuenta de pago. Cuando envíe la información de su tarjeta, almacenamos el nombre y la dirección del titular de la tarjeta, la fecha de expiración y los últimos cuatro dígitos del número de tarjeta de crédito. No almacenamos el número completo de la tarjeta de crédito. Para una rápida tramitación de pagos a futuro, si usted nos ha dado su aprobación, podremos almacenar su información de tarjeta de crédito u otra información de pago en un formato encriptado en los servidores protegidos de nuestros proveedores de servicios del portal de pago.

iv. Testimonios: cuando usted nos autorice a publicar testimonios acerca de nuestros productos y servicios en sitios web, podemos incluir su nombre y otro tipo de información personal en el testimonio. Se le dará la oportunidad de revisar y aprobar el testimonio antes de publicarlo. Si desea actualizar o eliminar su testimonio, puede comunicarse con nosotros al correo privacy@zohocorp.com

v. Interacciones con Zoho: podremos registrar, analizar y utilizar sus interacciones con nosotros, incluido el correo electrónico, el teléfono y las conversaciones de chat con nuestros profesionales de ventas y atención al cliente para mejorar nuestras interacciones con usted y otros clientes.

Información que recopilamos automáticamente

i. Información de navegadores, dispositivos y servidores: cuando usted visita nuestros sitios web, nosotros recopilamos información que los navegadores web, dispositivos móviles y servidores ponen a disposición, como la dirección de protocolo de Internet, el tipo de navegador, la preferencia de idioma, la zona horaria, la URL de referencia, la fecha y hora de acceso, el sistema operativo, el fabricante del dispositivo móvil e información de red móvil. Incluimos tal información en nuestros archivos de registro para entender más acerca de los visitantes de nuestros sitios web.

ii. Información de cookies y tecnologías de rastreo propias: usamos cookies temporales y permanentes para identificar a los usuarios de nuestros servicios y para mejorar la experiencia del usuario. Incrustamos identificadores únicos en nuestros productos descargables para rastrear el uso de los productos. También utilizamos cookies, balizas, etiquetas, scripts y otras tecnologías similares para identificar a los visitantes, hacer seguimiento de la navegación en el sitio web, recopilar información demográfica acerca de los visitantes y usuarios, entender la eficacia de las campañas por correo electrónico y para una interacción focalizada para visitantes y usuarios mediante el seguimiento de sus actividades en nuestros sitios web. Solo utilizamos cookies propias y no de terceros ni otras tecnologías de rastreo de terceros en nuestros sitios web. Puede obtener más información acerca de las cookies utilizadas en nuestro sitio web aquí . También utilizamos objetos de almacenamiento local (LSO) propios, como HTML5, para almacenar información y preferencias de contenido para proporcionar ciertas características.

iii. Información de registros de aplicaciones y análisis de dispositivos móviles: recopilamos información acerca del uso que hace de nuestros productos, servicios y aplicaciones móviles desde registros de aplicaciones y herramientas locales de análisis de uso, y utilizamos dicha información para comprender cómo el uso y las necesidades de su empresa pueden mejorar nuestros productos. Esta información incluye clics, desplazamientos, funciones a las que accedió, tiempo y frecuencia de acceso, errores generados, datos de rendimiento, almacenamiento utilizado, ajustes y configuraciones de usuario, y dispositivos utilizados para acceder y sus ubicaciones.

Información que obtenemos de terceros

i. Registros mediante proveedores federados de servicios de autenticación: puede iniciar sesión en los servicios de Zoho utilizando proveedores federados de servicios de autenticación compatibles como LinkedIn, Microsoft y Google. Estos servicios autenticarán su identidad y le darán la opción de compartir cierta información personal con nosotros, como su nombre y dirección de correo electrónico.

ii. Recomendaciones: si alguien le ha recomendado alguno de nuestros productos o servicios mediante alguno de nuestros programas de recomendación, es posible que esa persona nos haya proporcionado su nombre, dirección de correo electrónico y otro tipo de información personal. Puede comunicarse con nosotros al correo privacy@zohocorp.com para solicitar que eliminemos su información de nuestra base de datos. Si nos proporciona información acerca de otra persona o si otra persona nos da su información, solo usaremos dicha información para la razón específica por la cual nos la proporcionaron.

iii. Información de nuestros socios de distribución y proveedores de servicios: si se comunica con alguno de nuestros socios de distribución o si les expresa su interés en alguno de nuestros productos o servicios, es posible que el socio de distribución envíe a Zoho su nombre, dirección de correo electrónico, nombre de empresa y otro tipo de información. Si se registra en un evento patrocinado por Zoho o si asiste a un evento, es posible que el organizador del evento comparta su información con nosotros. Zoho también puede recibir información sobre usted desde sitios de reseñas si comenta en alguna reseña de nuestros productos y servicios y desde otros proveedores de servicios de terceros dedicados al marketing de nuestros productos y servicios.

iv. Información de sitios de redes sociales y otras fuentes disponibles públicamente: cuando interactúe con nosotros en sitios de redes sociales como Facebook, Twitter, Google+ e Instagram mediante publicaciones, comentarios, preguntas y otras interacciones, podremos recoger tal información públicamente disponible, incluida la información de perfil, para poder conectarnos con usted, mejorar nuestros productos o entender mejor las reacciones y los problemas de los usuarios. Debemos comunicarle que, una vez que esta información se recopila, podría permanecer con nosotros incluso si la elimina de los sitios de redes sociales. Zoho también podría agregar y actualizar información acerca de usted desde otras fuentes disponibles públicamente.

Motivos para usar información

Además de los motivos mencionados anteriormente, podremos usar su información por los siguientes motivos:

•  Para comunicarnos con usted (por ejemplo, mediante correo electrónico) acerca de productos que haya descargado y servicios que haya registrado, cambios a esta política de privacidad, cambios en los términos de servicio o avisos importantes;
•  Para mantenerlo informado acerca de nuevos productos y servicios, próximos eventos, ofertas, promociones y otro tipo de información que creemos será de su interés;
•  Para invitarlo a participar en encuestas o para solicitar sus comentarios acerca de nuestros productos y servicios;
•  Para configurar y mantener su cuenta, y hacer todo lo que sea necesario para prestar nuestros servicios, como permitir la colaboración, proporcionar alojamiento de sitio web y correo, y realizar copias de seguridad de sus datos y restaurarlos;
•  Para comprender la forma en la que los usuarios utilizan nuestros productos y servicios, para supervisar y prevenir problemas, y para mejorar nuestros productos y servicios;
•  Para proporcionar asistencia al cliente y para analizar y mejorar nuestra interacción con los clientes;
•  Para detectar y prevenir transacciones fraudulentas y otras actividades ilegales, para reportar correos no deseados, y para proteger los derechos e intereses de Zoho, los usuarios de Zoho, de terceros y el público;
•  Para actualizar, ampliar y analizar nuestros registros, identificar nuevos clientes y proporcionar productos y servicios que puedan ser de su interés;
•  Para analizar tendencias, administrar nuestros sitios web y supervisar las navegaciones de los visitantes en nuestros sitios web para entender lo que los visitantes están buscando y ayudarlos mejor;
•  Para supervisar y mejorar las campañas de marketing y hacer sugerencias relevantes para el usuario.

Bases jurídicas para la recopilación y el uso de información

Bases jurídicas de procesamiento aplicables a Zoho: si usted es un individuo en el Espacio Económico Europeo (EEE), nuestra base jurídica para la recolección y el uso de información depende de la información personal en cuestión y del contexto en el que la recopilamos. La mayoría de nuestras actividades de recopilación y procesamiento de información generalmente se basan en (i) una necesidad contractual, (ii) uno o varios intereses legítimos de Zoho o un tercero que no se anulen por sus intereses de protección de datos o (iii) su consentimiento. A veces, tendremos la obligación legal de recopilar su información o necesitaremos su información personal para proteger sus intereses vitales o los de otra persona.

Revocación del consentimiento: cuando contamos con su consentimiento como base jurídica, usted tiene el derecho de retirar su consentimiento en cualquier momento, pero esto no afectará ningún proceso anterior.

Aviso de intereses legítimos: cuando contemos con intereses legítimos como base jurídica y si tales intereses no se especificaron anteriormente, le explicaremos claramente a usted cuáles son esos intereses legítimos en el momento en que recopilemos su información.

Su elección en el uso de la información

Dejar de recibir comunicaciones electrónicas no esenciales: puede solicitar dejar de recibir boletines y otros mensajes no esenciales mediante la función "Anular suscripción" incluida en todos esos mensajes. Sin embargo, usted seguirá recibiendo avisos y correos electrónicos esenciales de transacciones.

Deshabilitar cookies: usted puede desactivar las cookies del navegador antes de visitar nuestros sitios web. Sin embargo, si lo hace, es posible que no pueda utilizar correctamente ciertas características de los sitios web.

Información opcional: usted puede optar por no proporcionar información de perfil opcional como su foto. También puede eliminar o cambiar su información opcional de perfil. Siempre puede optar por no rellenar los campos no obligatorios al enviar cualquier formulario vinculado a nuestros sitios web.

Con quién compartimos su información

Todas las entidades del Grupo Zoho indicadas aquí tienen acceso a la información contemplada en la Parte I. No vendemos ningún tipo de información personal. Compartimos su información solo en las formas que se describen en esta política de privacidad y solamente con partes que adopten medidas apropiadas de seguridad y confidencialidad.

Empleados y contratistas independientes: los empleados y contratistas independientes de todas las entidades del Grupo Zoho tienen acceso a la información contemplada en la Parte I según la necesiten. Nosotros exigimos que todos los empleados y contratistas independientes de las entidades del Grupo Zoho sigan esta política de privacidad para la información personal que compartimos con ellos.

Proveedores de servicios de terceros: es posible que necesitemos compartir su información personal y la información agregada o no identificable con terceros proveedores de servicios con los que interactuamos, como socios de marketing y publicidad, organizadores de eventos, proveedores de análisis web y procesadores de pagos. Estos proveedores de servicio están autorizados para utilizar su información personal solo cuando sea necesario para proporcionarnos estos servicios.

Registradores de dominios: cuando registra un dominio a través de Zoho desde registradores de nombres de dominio, compartimos con ellos su nombre e información de contacto como su dirección física, dirección de correo electrónico y número de teléfono según las reglas de registro de dominio de la ICANN.

Socios de distribución: podremos compartir su información personal con nuestros socios autorizados de distribución en su región, únicamente con el fin de comunicarse con usted acerca de los productos descargados o los servicios registrados. Le daremos una opción para solicitar que se deje de trabajar con ese socio.

Desarrolladores de aplicaciones del catálogo de soluciones: cuando instala o adquiere alguna aplicación desarrollada utilizando las API de Zoho y publicada en el catálogo de soluciones de Zoho, se compartirá su nombre y dirección de correo electrónico con el desarrollador de la aplicación, de forma que pueda interactuar directamente con usted como el proveedor de dicha aplicación o servicio. Zoho no controla el uso que los desarrolladores hacen de su información personal, lo cual se basa en sus propias políticas de privacidad.

Otros casos: en la Parte III, se describen otros escenarios en los que podremos compartir la misma información contemplada en las Partes I y II.

Sus derechos con respecto a la información que conservamos sobre usted como controlador

Si está en el Espacio Económico Europeo (EEE), usted tiene los siguientes derechos con respecto a la información que Zoho conserva acerca de usted. Zoho se compromete a proporcionarle los mismos derechos, sin importar donde elija vivir.

Derecho de acceso: tiene derecho a acceder a las categorías de información personal que conservamos acerca de usted (y a obtener una copia de ellas, si fuese necesario), lo que incluye la fuente de la información, el motivo y período de procesamiento y a las personas con las que se comparte la información

Derecho de rectificación: tiene derecho a actualizar la información que conservamos acerca de usted o para corregir cualquier inexactitud. De acuerdo con el motivo por el cual usamos su información, puede indicarnos que agreguemos en nuestra base de datos información complementaria acerca de usted.

Derecho de eliminación: tiene derecho a solicitar que eliminemos su información personal en determinadas circunstancias, como cuando ya no es necesaria para los fines para los que se recopiló originalmente.

Derecho a restricción de procesamiento: es posible que también tenga derecho a solicitar que se restrinja el uso de su información en determinadas circunstancias, como cuando usted interponga una objeción a nuestro uso de sus datos; sin embargo, debemos verificar si tenemos bases jurídicas preponderantes para utilizarla.

Derecho a portabilidad de datos: tiene derecho a transferir su información a un tercero en formato de lectura automática, estructurado y de uso común en circunstancias en las que la información se procesa con su consentimiento o por medios automatizados.

Derecho a objetar: tiene derecho a oponerse al uso de su información en determinadas circunstancias, como el uso de su información personal con fines de marketing directo.

Derecho a reclamar: tiene derecho a reclamar con la autoridad supervisora correspondiente si tiene alguna queja por la manera en que recopilamos, usamos o compartimos su información. Es posible que este derecho no esté disponible para usted si no existe una autoridad de supervisión encargada de la protección de datos en su país.

Retención de información

Retenemos su información personal durante el período que sea necesario para los fines establecidos en esta política de privacidad. A veces, podremos retener su información durante períodos más prolongados según lo permita o exija la ley, por ejemplo, para mantener listas de supresión, prevenir abusos, si se requiere en relación con una reclamación o un procedimiento legal, para hacer cumplir nuestros acuerdos, por motivos tributarios o de contabilidad, o para cumplir con otras obligaciones legales. Cuando ya no tengamos una necesidad legítima para procesar su información, borraremos o anonimizaremos su información de nuestras bases de datos activas. También almacenaremos la información de forma segura y la aislaremos en discos de respaldo para evitar que se procese hasta que se pueda realizar la eliminación.